Login möglich auch ohne Passwort?
Wer kennt das nicht: Es wird eine neue Software eingeführt und man muss ein Passwort anlegen. Dieses darf natürlich laut Unternehmensregeln nicht identisch mit anderen Passwörtern sein und muss mindestens einen Großbuchstaben und Sonderzeichen enthalten. Selbstverständlich kommt es somit oft vor, dass bei einer wöchentlichen Nutzung das Passwort schnell vergessen wird und neu vergeben werden muss. Eine mühselige Aufgabe. Wie kann man dieses Problem umgehen, ohne aber die Sicherheit zu gefährden?
Die Lösung ist das Single Sign-On mit einem Microsoft- oder Google Konto, welches Sie mit Ihrem Firmenkonto bereits nutzen. Dabei wird die Sicherheit sogar noch erhöht, weil es eine Zwei-Faktor-Authentifizierung möglich macht. Wir erhoffen uns mit dieser Erweiterung eine bessere Integration der OPTIMO Cloud in ihrem Arbeitsalltag, um schneller Vorschläge zu formulieren und umzusetzen.
Gemeinsam viel leichter Themen voranbringen
Mit OPTIMO unterstützen wir Unternehmen, ihre Themen umzusetzen. Um das zu schaffen, müssen jedoch die richtigen Personen eingebunden werden, intern und extern. Durch das Feedback mit unseren Pilotkunden haben wir erfahren, dass für externe Personen meist der Kontext rund um das OPTIMO fehlt, um zielgerichtet zu diskutieren.
Aus diesem Grund haben wir das Gästekonzept grundlegend überarbeitet und vereinfacht. Es ist jetzt möglich, gesamte Themen mit externen Personen zu teilen. Dafür navigieren Sie einfach in das gewünschte Thema und klicken auf den Teilen-Button oben rechts.
Mit dem neuen Release gibt es zwei Varianten, ein Thema zu teilen. Einmal intern, mit Workspace- mitgliedern oder extern, mit Personen außerhalb Ihres Workspace.
Sie können Themen selbstverständlich zu jeder Zeit mit Workspacemitgliedern teilen oder einen Kurzlink erstellen, um direkt auf das Thema zu leiten. Um auch mit Gästen zu teilen, müssen Sie den Schieberegler im Dialogfeld auf der linken Seite aktivieren.
Das Teilen an sich funktioniert durch einen Link, welchen Sie zu den jeweiligen Personen senden oder Sie können die Personen direkt per E-Mail auf Ihr Thema aufmerksam machen.
Was passiert, wenn der Link an
falsche Personen verschickt wird?
Unabhängig davon, wer den Link in die Hände bekommt, Sie behalten immer die Kontrolle. Solange der Schieberegler das Teilen mit externen Personen ermöglicht, können Gäste durch den Link dem Thema beitreten. Außerdem können Sie die Gültigkeit des Links sofort beenden, indem Sie einen "Neuen Link generieren". Ebenso ist es möglich unter "Gäste" alle Personen zu sehen, welche Einsicht auf Ihr Thema haben und diese als Admin oder Themenverantwortlicher zu entfernen.
Kann ich noch einzelne OPTIMOs teilen?
Ja, Sie können Ihre OPTIMOs immer noch direkt teilen, jedoch nur mit Personen, welche Zugriff auf das Thema haben. Sollten Sie das OPTIMO somit an eine externe Person teilen wollen, müssen Sie diese Person zuerst in das Thema einladen.
Das Teilen von OPTIMOs funktioniert wie gewohnt durch das Kopieren des Browserlinks oder durch den Teilen-Button, in dem jeweiligen OPTIMO, oben rechts.
Einfaches Onboarding durch Domainfreigabe
Zusätzlich zum Teilen der Themen gibt es auch die Möglichkeit, eine Domainfreigabe für Ihren Workspace zu erstellen (z.B.: @get-optimo.com), wodurch alle Personen, mit dieser Domain automatisch beim Erstellen eines Accounts mittels Single-Sign-On, Zugriff auf den Workspace erhalten.
Sie finden diese Einstellungen bei den Workspaceeinstellungen unter "Einladen, Rollen & Gruppen".
Ausblick
Wie bereits erwähnt, arbeiten wir bereits an einer Single Sign-On Lösung für Google Konten. Zusätzlich werden wir das Erstellen von Nutzergruppen ermöglichen, damit Sie schnell Themen mit mehreren Personen teilen oder Berechtigungen einstellen können.
Wünschen Sie eine persönliche Präsentation?
Schreiben Sie uns einfach per E-Mail an: support@get-optimo.com