Wie funktioniert ein Innovationskanban für die digitale Transformation?

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Wie wäre es für Sie, wenn Sie den Durchsatz Ihrer Digitalisierungsprojekte um 25 % steigern könnten? Es gibt aktuell Versuchsprojekte bei deutschen Konzernen, bei denen der Projektdurchsatz mithilfe von Kanban-Methodiken deutlich optimiert werden konnte. Die Verbesserung  bei einem dieser Unternehmen liegt bei knapp 47%. Das bedeutet, dass hinter Kanban mehr steckt, als eine Methode aus dem Automobilbau. In diesem White Paper erfahren Sie, wie sich digitale Transformationsprojekte mit einem sogenannten Innovationskanban verwalten und verbessern lassen. Digitale Transformationsprojekte sind dabei all diejenigen Projekte, die bisherige Abläufe von Unternehmen und Organisationen durch IT-gestützte Prozesse ersetzen. Damit einhergehend verändert sich der Vertrieb an Kunden, die Abläufe im Management und ganze Geschäftsmodelle.

In den Unternehmen fallen überall Ideen und Konzepte zur Digitalisierung des eigenen Unternehmens an: effizientere Prozesse in der Beratung der Kunden, bessere Daten für die Verwaltung, Ideen für neue Geschäftsideen. Prinzipiell ist schon eine große Zahl an Ideen zur Digitalisierung in den Unternehmen vorhanden. Ein paar Beispiele aus den vergangenen Monaten: 

Digitale Privatkundenberatung: Lassen sich Beratungsprozesse mit Kunden über eine App teilautomatisieren? Kunden könnten schneller Angebote erhalten, der Berater kann auf Benchmarks zurückgreifen und gemeinsam mit dem Kunden eine Kostensimulation live erstellen.

Korrekte elektronische Abrechnungen: Hierbei geht es um eine Miko-Verbesserung, die jedoch Missverständnisse zwischen Kunden und Dienstleister vermeiden kann. Bei elektronischen Abrechnungen ist es bis dato schwer, dass Kunden eine 100 % korrekte Abrechnung erhalten. Das sorgt für Missmut auf Kundenseite und senkt das Vertrauen in den Dienstleister. Lässt sich das nicht effizient im Angriff nehmen?

Pflege technischer Anlagen per App: Unternehmen mit großen Industrieanlagen haben enorme Verwaltungsprozesse. In den meisten Fällen nimmt ein Mitarbeiter den Zustand einer technischen Anlage über ein Papierprotokoll auf. Dieses wird erst später zentral in die Datenbanken eingespeist. Dieser Vorgang kann etwa 20 Minuten dauern, was sich bei mehreren 10.000 Vorgängen pro Jahr auf enorme Kosten summiert. Ist es hier nicht möglich, die Pflege einer technischen Anlage innerhalb von einer Minute direkt live vor Ort vorzunehmen?

Die Liste für digitale Transformationsprojekte ließe sich unendlich fortführen. Die Frage aber lautet: Wie verwaltet man diese Konzepte, damit sie effizient geprüft und schnell durchgeführt werden können?

Bei der Umsetzung der Ideen tun sich Unternehmen heute sehr schwer. Neue Konzepte werden nur langsam aufgegriffen; oft fehlt es an geeigneten Ansprechpartnern im Unternehmen und nur selten existiert eine geschulte einheitliche Methode zur Strukturierung. Demzufolge gibt es drei wesentliche Faktoren für eine mangelnde Umsetzung digitaler Transformationsprojekte:

    1. Ideen und Konzepte werden nicht konsequent gesammelt und koordiniert.

    2. Die Propheten im eigenen Land werden nicht gehört.

    3. Notwendiges Know-how zu modernen Methoden ist nicht vorhanden.

Was bringt Kanban im digitalen Transformationsmanagement?

Um den immer komplexeren Herausforderungen der digitalen Transformation gerecht zu werden, kann Kanban eine mögliche Methodik darstellen, diese zu strukturieren und effiziente Prinzipen einzuführen. Kanban reduziert die immer komplexer werdenden und sehr dynamischen Prozesse im Unternehmen und versucht, das Chaos in ein steuerbares und zugleich lebendiges System zu übersetzen.

Das Prinzip wurde ursprünglich in den 1950er-Jahren für Toyota entwickelt, um eine effizientere und ressourcenoptimiertere Produktion zu schaffen. Die dafür erarbeiteten Prinzipien wurden später auf die Softwareentwicklung übertragen. Es galt, die nicht planbaren und komplexen Anforderungen der IT in einem fließenden System zu strukturieren.

Ich werde Ihnen die Funktionsweise des Kanban-Systems im Bereich des Managements zeigen. Kanban hat darüber hinaus jedoch sowohl in der Produktion, als auch in der Softwareentwicklung einen eigenen Fachbereich. Wenn Sie mehr über die Ursprünge des Kanban-Systems erfahren möchten, empfehle ich Ihnen zur Einführung in das Thema den zugehörigen Wikipedia-Artikel (https://de.wikipedia.org/wiki/Kanban). 

Kanban basiert auf wenigen essenziellen Regeln:

Visualisieren
Digitale Transformationsprojekte zählen zum Wissensmanagement. Neue Ideen und Konzepte müssen sondiert, organisiert und verwaltet werden. Das Problem hierbei ist, dass der Stand und Verlauf der Digitalisierungsprozesse nicht sichtbar ist. Gerade bei dem strategisch so wichtigen Bereich wie der digitalen Tansformation, ist die Nichtsichtbarkeit dieser Prozesse tödlich. Es gibt keinen reellen Anhaltspunkt, an welchem Punkt sich welches Konzept zur digitalen Transformation befindet. Damit entfällt die Kommunikation zwischen den Beteiligten auf das, was zu tun ist und wie es gemacht wird bzw. gemacht wurde. Kanban ist jedoch in der Lage, diese Arbeit für die Beteiligten wieder sichtbar zu machen. Das Innovationskanban ist eine Visualisierungsmethode, um die laufenden Transformationskonzepte und Abläufe für alle Beteiligten vollständig sichtbar zu machen.

Pull-Prinzip
Wenn Sie ehrlich sind, basiert heutiges Management oftmals auf dem Push-Prinzip. Es werden so viele Aufgaben in ein System gestopft, bis Arbeitsvorrat im Überfluss vorhanden ist. Das bringt jedoch deutliche Probleme mit sich. Zum einen wird diejenige Abteilung oder derjenige Mitarbeiter niemals fertig. Es scheint sogar so, dass der Arbeitsberg im gleichen Maße größer wird, je schneller dieser abgearbeitet wird. Zum anderen vergrößern sich die Latenzzeiten, bis etwas fertiggestellt wird. Je mehr die schnellen Unternehmen die langsamen fressen, desto tödlicher wird dieses Prinzip. Das Pull-Prinzip im Kanban dreht den Ansatz um: Die gesamte Arbeit wird in einem sogenannten Backlog angehäuft. Derjenige, der gerade frei ist, nimmt sich ein Arbeitspaket heraus und setzt es um. Erst danach nimmt er sich das nächste Paket. Wenn Sie diesem Vorgehen einmal in einer Simulation selbst verfolgen, sehen Sie, dass sich dadurch der Systemdurchsatz schnell um 50 % steigern lässt. Für unser Innovationskanban bedeutet dies, dass die vorhandenen Ideen und Konzepte erst dann in die Umsetzung geholt werden, wenn die Organisation dafür bereit ist. Damit findet eine automatische Priorisierung und Zuordnung statt, wo welches Transformationsprojekt am effizientesten realisiert werden kann.

Limit Work in Progress (Limited WiP)
Multitasking ist ineffizient und zieht Prozesse unnötig in die Länge. Menschen sind Singletasking-Wesen. Sie kennen sicher die Statistiken, dass eine Person nach einer Störung etwa 20–30 Minuten benötigt, um sich wieder in die vorherige Aufgabe hineinzudenken. Auch die Effizienz eines Systems steigt, je weniger Multitasking gefordert wird. Das zeigen auch die eingangs genannten Pilotprojekte bei Konzernen. Sie können das selbst einmal durch sogenannte Agile Games ausprobieren. Der Limited WiP kann nur so hoch sein, wie auch parallele Prozesse in einem System verarbeitet werden können. Das bedeutet, wenn Ihre Abteilung oder das ganze Unternehmen nur ein Transformationsprojekt gleichzeitig stemmen kann, dann begrenzen Sie das Ganze auch vorerst nur auf dieses eine. Wenn Sie die Kapazität verdoppeln wollen, müssen Sie am System arbeiten, nicht doppelten Input hineingeben. In der Regel lernen Sie durch Kanban die eigenen Systemgrenzen kennen und schaffen dadurch Klarheit für Verbesserungen.

„Ein Kanban löst keine Probleme, es zeigt Sie nur.“

Irmgard Barth

Wie das Innovationskanban funktioniert

Für ein Innovationskanban benötigen Sie drei Werkzeuge: das Kanban-Board, die Kanban-Karte und die Retrospektive.

Das Kanban-Board
Es besteht in der einfachsten Form aus drei Spalten: Backlog (Was ist alles zu tun?), Doing (Was ist gerade in Arbeit?) und Done (Was wurde erledigt?).

Alle Arbeitspakete werden im Backlog abgelegt und in Form der Kanban-Karten beschrieben. In dem Innovationskanban sind alle aktuell vorhandenen Ideen und Konzepte zur digitalen Transformation. In der Doing-Spalte befinden sich alle Ideen, die gerade geprüft werden. Die Aufgabe besteht demzufolge allein darin, die Ideen zu durchleuchten. Hier empfiehlt sich beispielsweise das Digital Innovation Model (www.dmodel.com) oder ähnliche Konzepte. Wurde die Idee durchleuchtet, wandert diese auf die Done-Spalte. 

Für Kanban-Boards gibt es übrigens alle möglichen Formen. Sie können sich auf Google ein paar Inspirationen holen: https://goo.gl/cO35K5.

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Die Kanban-Karte
Sie ist die Repräsentanz einer Aufgabe. Bei unserem Innovationskanban beschreibt sie die Idee oder Konzept für ein Transformationsprojekt. Diesem wird ein Datum, ein Verantwortlicher und die ersten Informationen zugeordnet werden.

Das Datum ist wichtig, um im Anschluss messen zu können, wie lange eine Idee Ihre Organisation durchlaufen muss, bevor der nächste Schritt oder die konkrete Umsetzung erfolgen kann. Sobald sich die Karte im System befindet, läuft die Zeit bis Ihre Organisation die Aufgabe abgeschlossen hat.

Retrospektive
Das agile Management wird in Zeitintervalle, sogenannte Sprints, aufgeteilt. Beim Innovationskanban sollten diese bei maximal vier Wochen liegen. Nach jedem Intervall kommt das gesamte Team zusammen, um sowohl einen Rückblick als auch eine Vorausschau durchzuführen. Im Rückblick ist wichtig, die geleisteten Punkte, die bereits in die Done-Spalte gewandert sind, zu reflektieren und die Taktiken der letzten vier Wochen auszuwerten. Neue Prinzipien und Erkenntnisse können in der Retrospektive geteilt und weiter verfolgt werden. Probleme und Engpässe können diskutiert und nächste Schritte festgelegt werden. In der Vorausschau wird diskutiert, welche Aufgaben anstehen und was vermutlich in den nächsten vier Wochen erledigt werden kann. Wichtig ist der inhaltliche Austausch des Teams zu den anstehenden Aufgaben. Dabei ergeben sich ausreichend neue Ansätze und Verknüpfungen, bei denen sich die effizientesten Wege für die nächsten vier Wochen zeigen.

Ein Innovationskanban in drei Stufen

Sie wissen jetzt, wie ein einzelnes Kanban aufgebaut ist. Je nach Komplexität Ihres Innovationsprozesses lässt sich das Prinzip verfeinern. Wenn Ihr Innovationsmanagement für Transformationsprojekte beispielsweise in drei Stufen aufgebaut ist, können Sie das Kanban-Board dementsprechend anpassen.

Es kann beispielsweise in folgende drei Bereiche aufgeteilt werden:

  1. Ideenprüfung: Ideen und Ansätze überprüfen, Rahmenbedingungen abstecken und
    erste Strategien erarbeiten. Z.B. mit dem Digital Innovation Model

  2. Testen der Idee: Mit der Zielgruppe einen Prototyp entwickeln durch Marktforschung überprüfen.

  3. Umsetzen der Idee: Die Innovation als kleinstmögliches Projekt (Minimum Viable Project) umsetzen und implementieren.

Aus eigener Erfahrung ist wichtig, dass Sie sich möglichst auf ein einziges Kanban-Board beschränken. Damit brauchen Sie das Team nur für ein Board zusammenzuholen und haben alle Abläufe im Überblick. 

Innovationskanban für Professionals

Die Organisation von digitalen Transformationsprojekten nach dem Kanban-System bringt einen erheblichen Effizienzschub. Noch ein deutliches Stück weiter können Sie gehen, wenn Sie den Durchsatz der  einzelnen Schritte messen und Benchmarks aufstellen. Sie sehen sofort schwarz auf weiß, wie gut Ihr Innovationsmanagement funktioniert und wo sie Engpässe haben. Der Durchsatz Ihrer Transformationsprojekte wird dadurch objektiv messbar.

Anbei sehen Sie einen Chart, der den Durchsatz eines Kanbans visualisiert. Sie haben damit erstmals agile Kennzahlen im Unternehmen erhoben.

Fazit

Der Einsatz eines Innovationskanbans ist in dieser Form noch recht neu. Das Prinzip bietet jedoch die Möglichkeit die digitalen Transformationsprojekte zu strukturieren und deren Durchsatz deutlich zu beschleunigen. Zudem werden Engpässe im eigenen Innovationsmanagement sofort offensichtlich und  bieten damit die Möglichkeit diese zu beheben. Allerdings erfordert diese transparente Arbeitsweise auch eine geeignete Unternehmenskultur. Unproduktivität und Engpässe werden sofort offensichtlich, was nicht immer gern gezeigt wird. Wenn Kanban für Sie neu ist, sollten Sie es unbedingt in einem Agile Game ausprobieren. Sie verstehen damit schnell die Prinzipien und Eckpfeiler und können diese dann auf Ihr Innovationskanban übertragen.

Stephan Preuss