OPTIMO Cloud ist ein Cloud-Angebot der Get OPTIMO UG (haftungsbeschränkt), Löhrstraße 12, 04105 Leipzig.
Innerhalb des passwortgeschützten Bereichs, der unter https://cloud.get-optimo.com abrufbar ist, können registrierte Nutzer die Webanwendung „OPTIMO cloud“ (nachfolgend auch: „OPTIMO cloud“) nutzen.
Mit den vorliegenden Datenschutzhinweisen möchten wir Sie über die Einzelheiten der Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten innerhalb von OPTIMO cloud informieren.
Wird nachfolgend der Begriff „personenbezogene Daten“ verwendet, sind damit alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person gemeint. Dazu gehören z. B. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Geburtsdatum.
1. Was ist die OPTIMO cloud?
Die OPTIMO cloud ist eine Webanwendung zur Erfassung, Veranschaulichung und Optimierung von Ideen innerhalb von Unternehmen.
2. Registrierung bei OPTIMO cloud
Die Nutzung von OPTIMO cloud ist ausschließlich registrierten Nutzern vorbehalten. Die Registrierung kann erfolgen, wenn Sie im elektronischen Anmeldeformular der Website https://cloud.get-optimo.com eine valide E-Mail-Adresse angeben und nach Absenden des elektronischen Anmeldeformulars den Aktivierungslink durch Anklicken bestätigen, der Ihnen per E-Mail nach der erstmaligen Übermittlung Ihrer Registrierungsdaten zugesandt wird. Zum Abschluss der Registrierung sind die im erweiterten Anmeldeformular abgefragten Pflichtangaben (u.a. Vor- und Nachname, ein persönliches Passwort) anzugeben. Bei späteren Anmeldungen werden lediglich die Benutzerkennung und das gewählte Passwort abgefragt.
Die im Rahmen der Registrierung mitgeteilten Daten können Sie jederzeit in Ihren Accounteinstellungen ändern.
Eine Löschung Ihres Accounts ist durch Betätigung des Löschbuttons in den Accounteinstellungen jederzeit möglich. Die Löschung ist unwiderruflich.
3. Umgang mit personenbezogenen Daten
Beim Abruf von OPTIMO cloud werden automatisch Zugriffsdaten an unseren Webspace-Provider übermittelt. Zu den Zugriffsdaten gehören insbesondere:
Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse)
Uhrzeit der Serveranfrage
Diese Zugriffsdaten sind bestimmten Personen nicht zuordenbar. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Nach einer statistischen Auswertung zum Zwecke der Optimierung unserer Website werden die Daten gelöscht. Wir behalten uns jedoch vor, die Protokolldaten nachträglich zu überprüfen, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht.
Neben den automatisiert erhobenen Zugriffsdaten und den für die Registrierung erforderlichen Daten, werden nur die Daten erhoben, gespeichert und genutzt, die Sie auf OPTIMO cloud zwecks Nutzung der bereitgestellten Funktionen mitteilen.
Die von Ihnen mitgeteilten Daten werden für den Zweck genutzt, zu dem Sie OPTIMO cloud die Daten überlassen haben, zum Beispiel:
E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachname zur Anmeldung, Personalisierung von Begrüßungen im System und zur Kontaktaufnahme im Rahmen einer Vertragsdurchführung und -beendigung
Ideen und Geschäftsideen zur Verwaltung
Bewertung und Kommentare zur Verbesserung von Ideen
Upload von Daten und Dateien zur Ablage
Freigabe von Ideen oder Ideenräume an andere Nutzer
Anfrage von Dienstleistern zur Umsetzung von Ideen
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Servern von Bubble Group, Inc. (https://bubble.io/terms) und Servern der Strato AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin.
Die Get OPTIMO UG (haftungsbeschränkt) versichert, dass alle personenbezogenen Daten die den europäischen Wirtschaftsraum verlassen gemäß der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates transferiert werden.
Wir bedienen uns der Strato AG im Wege der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO. Die Server der Strato AG befinden sich ausschließlich in Deutschland. Die Strato AG verpflichtet sich, die Vorschriften der DSGVO zu beachten und einen entsprechenden Datenschutz zu gewährleisten. Weitere Informationen können Sie den Datenschutzhinweisen der Strato AG entnehmen: www.strato.de/datenschutz.
4. Weitergabe personenbezogener Daten
Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte ohne Ihre Einwilligung erfolgt nur insoweit, wie es für die Vertragsabwicklung erforderlich ist. Eine darüberhinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur dann, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.
5. Nutzung von Daten zur Produktverbesserung
Mitarbeiter der Get OPTIMO UG (haftungsbeschränkt) haben Einsicht auf alle Ideen und Räume einer Organisation. Diese Informtionen können zur Entwicklung und Verbesserung unserer Produkte genutzt werden u. a. indem wir Umfragen und Studien sowie Tests und Fehler- bzw. Problembehebungen durchführen.
Heap Analytics
Wir verwenden Heap Analytics, einen Webanalysedienst von Heap Analytics, Inc. 225 Bush St. 2nd Floor, San Francisco, CA 94104, USA ("Heap Analytics"). Heap Analytics verwendet Cookies, um die Nutzung der Website zu analysieren. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Heap Analytics in den Vereinigten Staaten übertragen und dort gespeichert. Die im Rahmen von Heap Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Heap Analytics zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; Weitere Informationen zu Heap Analytics und zum Datenschutz finden Sie unter folgendem Link: https://heap.io/privacy.
Smartlook
Des Weiteren nutzt OPTIMO die Session Recording Software Smartlook. Hiermit werden Sessions anonymisiert aufgezeichnet. Dabei werden alle Eingabefelder mit sensitiven Daten ausgeblendet. Wir nutzen diese Aufzeichnungen nur intern zur Produktverbesserung.
Smartlook ist DSGVO (GDPR ) kompatibel und bietet hierdurch eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten. Weitere Informationen welche Daten Smartlook erhebt und wie diese durch Smartlook geschützt und verarbeitet werden können auf der Website und dem Blog in Erfahrung gebracht werden.
Sie können jederzeit der Erhebung, Verarbeitung und Erfassung der personenbezogenen Daten durch den Analysedienst Smartlook widersprechen, indem Sie den Anweisungen unter https://www.smartlook.com/opt-out/ folgen.
6. OptiBot (Optionales Feature)
Sofern Sie selbst keine personenbezogenen Daten in OptiBot eintragen, werden auch keine personenbezogenen Daten übertragen. Ebenso ist OptiBot der Nutzer selbst nicht bekannt.
Für das optional Feature OptiBot nutzen wir folgende Drittanbieter:
Die im Chat formulierten Fragen werden von einem Service von OpenAI verarbeitet und beantwortet. Die Daten werden hierfür in die USA transferiert. Dabei senden wir keine persönlichen Daten an Open AI. Details sind unter https://openai.com/privacy/ einzusehen.
Um Links anzuzeigen nutzen wir die Custom Search API von Google. Hierbei werden auch keine Informationen über den Nutzer und ausschließlich die Chatverläufe genutzt.
Außerdem werden die Chatverläufe mit Zeitstempel auf dem Startoserver der Get OPTIMO UG gespeichert und ausschließlich zur Produktverbesserung genutzt. Es werden keine persönlichen Daten mit den Chatverläufen gespeichert. Die Chatverläufe dürfen nur von den Mitarbeitern der Get OPTMO UG und von ihr autorisierte eingesehen werden.
7. KI-gestützte Analysefragen
Für dieses Feature nutzen wir folgende Services von Drittanbietern:
DeepL: Um die Qualität der Antworten zu erhöhen, übersetzen wir die Fragestellung mit dem Service von DeepL SE. Wir nutzen dazu die kostenfreie Version. DeepL speichert die Übersetzungen für einen begrenzten Zeitraum auf ihren Servern. Bitte vermeiden Sie es personenbezogene Daten einzugeben. Weitere Informationen finden sich auf https://www.deepl.com/de/privacy.
OpenAI: Die übersetzte Problemstellung wird an OpenAI gesendet, gespeichert und verarbeitet. Die Daten werden hierfür in die USA transferiert. Dabei senden wir keine persönlichen Daten an Open AI. Details sind unter https://openai.com/privacy/ einzusehen.
8. Cookies
Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.
Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.
Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z.B. Warenkorbfunktion) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Soweit andere Cookies (z.B. Cookies zur Analyse Ihres Surfverhaltens) gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt.
9. Schriftarten
Wir nutzen die Google Fonts API für das Anzeigen der Schriftarten. Anfragen an die Google Fonts-API werden an ressourcenspezifische Domains wie Fonts.googleapis.com oder fonts.gstatic.com gesendet. Die Google Fonts-API protokolliert die Details der HTTP-Anfrage einschließlich des Zeitstempels, der angeforderten URL und aller HTTP-Header (einschließlich Verweis-URL und User-Agent-String), die in Verbindung mit der Verwendung der CSS API bereitgestellt werden. Weitere Informationen können hier gefunden werden.
10. Feedback-Button
Über den "Feedback-Button" innerhalb der Plattform können Sie uns ihre Probleme, Meinungen und Verbesserungsvorschläge mitteilen. Neben der von Ihnen eingegebenen Nachricht werden uns auch der zu Ihrem Konto gespeicherte Initialen, User-Agent, User-ID, der aktuelle Workspace und die dazugehörige URL und optional ein aktueller Screenshot des Browsertabs (mit gesonderter Bestätigung) an uns übermittelt.
11. Sicherheit
Wir haben umfassende technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff, Missbrauch, Verlust und äußeren Störungen zu schützen. Hierzu überprüfen wir unsere Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig und passen sie dem Stand der Technik an.
12. Ihre Rechte
Sie erhalten jederzeit kostenlos Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten wir über Sie erfasst bzw. gespeichert haben. Ggf. steht Ihnen gemäß Bundesdatenschutzgesetz ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu. Ihre Informationswünsche, Auskunftsanfragen oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte an:
Get OPTIMO UG (haftungsbeschränkt)
OPTIMO Cloud
Löhrstraße 12
04105 Leipzig
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Herrn Stephan Preuss.
E-Mail: post@get-optimo.com
Aktuelle Fassung: 22.08.2022