Besondere Datenschutzhinweise für OPTIMO cloud

1. Was ist die OPTIMO cloud?

Die OPTIMO cloud ist eine Webanwendung zur Erfassung, Veranschaulichung und Optimierung von Ideen innerhalb von Unternehmen.

2. Registrierung bei OPTIMO cloud

Die Nutzung von OPTIMO cloud ist ausschließlich registrierten Nutzern vorbehalten. Die Registrierung kann erfolgen, wenn Sie im elektronischen Anmeldeformular der Website https://cloud.get-optimo.com eine valide E-Mail-Adresse angeben und nach Absenden des elektronischen Anmeldeformulars den Aktivierungslink durch Anklicken bestätigen, der Ihnen per E-Mail nach der erstmaligen Übermittlung Ihrer Registrierungsdaten zugesandt wird. Zum Abschluss der Registrierung sind die im erweiterten Anmeldeformular abgefragten Pflichtangaben (u.a. Vor- und Nachname, ein persönliches Passwort) anzugeben. Bei späteren Anmeldungen werden lediglich die Benutzerkennung und das gewählte Passwort abgefragt.

Die im Rahmen der Registrierung mitgeteilten Daten können Sie jederzeit in Ihren Accounteinstellungen ändern.

Eine Löschung Ihres Accounts ist durch Betätigung des Löschbuttons in den Accounteinstellungen jederzeit möglich. Die Löschung ist unwiderruflich.

3. Umgang mit personenbezogenen Daten

Beim Abruf von OPTIMO cloud werden automatisch Zugriffsdaten an unseren Webspace-Provider übermittelt. Zu den Zugriffsdaten gehören insbesondere:

Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse)
Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Zugriffsdaten sind bestimmten Personen nicht zuordenbar. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Nach einer statistischen Auswertung zum Zwecke der Optimierung unserer Website werden die Daten gelöscht. Wir behalten uns jedoch vor, die Protokolldaten nachträglich zu überprüfen, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht.

Neben den automatisiert erhobenen Zugriffsdaten und den für die Registrierung erforderlichen Daten, werden nur die Daten erhoben, gespeichert und genutzt, die Sie auf OPTIMO cloud zwecks Nutzung der bereitgestellten Funktionen mitteilen.

Die von Ihnen mitgeteilten Daten werden für den Zweck genutzt, zu dem Sie OPTIMO cloud die Daten überlassen haben, zum Beispiel:

E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachname zur Anmeldung, Personalisierung von Begrüßungen im System und zur Kontaktaufnahme im Rahmen einer Vertragsdurchführung und -beendigung
Ideen und Geschäftsideen zur Verwaltung
Bewertung und Kommentare zur Verbesserung von Ideen
Upload von Daten und Dateien zur Ablage
Freigabe von Ideen oder Themen an andere Nutzer
Anfrage von Dienstleistern zur Umsetzung von Ideen

4. Speicherung von Daten

Wir verarbeiten und speichern die genannten Daten in Punkt 3 auf Servern von Bubble Group, Inc..

Bubble.io hält sich an strenge Datenschutzstandards und verpflichtet sich, die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Bubble.io. (https://bubble.io/privacy).

Die Get OPTIMO UG (haftungsbeschränkt) und Bubble Group, Inc. versichern, dass alle personenbezogenen Daten die den europäischen Wirtschaftsraum verlassen gemäß der Richtlinie des EU-U.S. Privacy Shield Framework unterstehen.

5. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Technische Mitarbeiter der Get OPTIMO UG (haftungsbeschränkt) haben Einsicht auf alle Daten einer Organisation. Diese Informtionen können zur Entwicklung und Verbesserung unserer Produkte genutzt werden u. a. indem wir Umfragen und Studien sowie Tests und Fehler- bzw. Problembehebungen durchführen.

6. Nutzung von Drittanbietern

An folgende Drittanbieter werden Daten von der OPTIMO Cloud weitergegeben. Mit allen Drittanbietern wurde ein Auftragsverabeitungsvertrag abgeschlossen.

OpenAI

Unsere Software nutzt die OpenAI-API, um Text auf der Grundlage bestimmter Benutzereingaben zu generieren. OpenAI bewahrt die über die API gesendeten Daten(Input und Output) 30 Tage lang auf, verwendet diese Daten jedoch nicht zur Verbesserung seiner Modelle. Weitere Informationen finden Sie in der Datenverwendungsrichtlinie von OpenAI. https://openai.com/api-data-privacy

DeepL

Um die Qualität der generierten Texte zu steigern nutzen wir den Service von DeepL (DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Cologne, Germany). Daten, die für eine weitergabe an OpenAI relevant sind, werden an DeepL gesendet und dort verarbeitet. Wir nutzen den Service von DeepL Pro. Daten werden bei DeepL sofort nach der Übersetzung gelöscht, die Verbindung ist End-to-End verschlüsselt und nicht zugänglich für weitere Drittanbieter

DeepL ist ein zertifizierter Anbieter, der nach den Datenschutzstandards der EU arbeitet. Die Datenübertragung erfolgt gemäß den Datenschutzbestimmungen von DeepL, die Sie hier einsehen können: https://www.deepl.com/de/privacy

Heap Analytics

Die im Rahmen von Heap Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Heap Analytics zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; Weitere Informationen zu Heap Analytics und zum Datenschutz finden Sie unter folgendem Link: https://heap.io/privacy.

Smartlook

Des Weiteren nutzt OPTIMO die Session Recording Software Smartlook. Hiermit werden Sessions anonymisiert aufgezeichnet. Dabei werden alle Eingabefelder mit sensitiven Daten ausgeblendet. Wir nutzen diese Aufzeichnungen nur intern zur Produktverbesserung.

Smartlook ist DSGVO (GDPR ) kompatibel und bietet hierdurch eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten. Weitere Informationen welche Daten Smartlook erhebt und wie diese durch Smartlook geschützt und verarbeitet werden können auf der Website und dem Blog in Erfahrung gebracht werden.

Sie können jederzeit der Erhebung, Verarbeitung und Erfassung der personenbezogenen Daten durch den Analysedienst Smartlook widersprechen, indem Sie den Anweisungen unter https://www.smartlook.com/opt-out/ folgen.

Brevo

Wir nutzen den Service von Brevo um aus der Software heraus E-Mails zu versenden. Dazu werden an Brevo Namen, E-Mail Adressen und Profilbilder bzw. Initialien des Senders und der Empfänger übermittelt. Weitere Details über den Umgang und die Datenschutzbestimmungen von Brevo könne auf https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/ eingesehen werden.

Pathfix

Falls das Single-Sign-On(SSO) genutzt wird werden die SSO-Daten über den Service von Pathfix verarbeitet. Die Pathfix API ist eine Pass-through API und übermittelt ausschließlich die Daten an die enstpechenden Schnittstellen von Google und Microsoft.

Weitere

Die Weitergabe personenbezogener Daten an nicht hier genannte Dritte ohne Ihre Einwilligung erfolgt nur insoweit, wie es für die Vertragsabwicklung erforderlich ist. Eine darüberhinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten an nicht hier erwähnte Dritte erfolgt nur dann, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

Verbesserung der Dienste

Modelle der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens können im Laufe der Zeit verbessert werden, um bestimmten Anwendungsfällen besser gerecht zu werden. Wir erlauben Dritten nicht, Ihre Inhalte oder Kundendaten zu verwenden, um ihre KI-Modelle zu verbessern oder zu trainieren, und werden dies auch nicht tun. Wir verwenden Ihre Inhalte oder Kundendaten nicht und werden sie auch nicht verwenden, um unsere Modelle zu verbessern oder zu trainieren, es sei denn, Sie geben uns die ausdrückliche Erlaubnis dazu.

7. Cookies

Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.

Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z.B. Warenkorbfunktion) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Soweit andere Cookies (z.B. Cookies zur Analyse Ihres Surfverhaltens) gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt.

8. Schriftarten

Wir nutzen die Google Fonts API für das Anzeigen der Schriftarten. Anfragen an die Google Fonts-API werden an ressourcenspezifische Domains wie Fonts.googleapis.com oder fonts.gstatic.com gesendet. Die Google Fonts-API protokolliert die Details der HTTP-Anfrage einschließlich des Zeitstempels, der angeforderten URL und aller HTTP-Header (einschließlich Verweis-URL und User-Agent-String), die in Verbindung mit der Verwendung der CSS API bereitgestellt werden. Weitere Informationen können hier gefunden werden.

9. Feedback-Button

Über den "Feedback-Button" innerhalb der Plattform können Sie uns ihre Probleme, Meinungen und Verbesserungsvorschläge mitteilen. Neben der von Ihnen eingegebenen Nachricht werden uns auch der zu Ihrem Konto gespeicherte Initialen, User-Agent, User-ID, der aktuelle Workspace und die dazugehörige URL und optional ein aktueller Screenshot des Browsertabs (mit gesonderter Bestätigung) an uns übermittelt.

10. Sicherheit

Wir haben umfassende technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff, Missbrauch, Verlust und äußeren Störungen zu schützen. Hierzu überprüfen wir unsere Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig und passen sie dem Stand der Technik an.

11. Ihre Rechte

Sie erhalten jederzeit kostenlos Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten wir über Sie erfasst bzw. gespeichert haben. Ggf. steht Ihnen gemäß Bundesdatenschutzgesetz ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu. Ihre Informationswünsche, Auskunftsanfragen oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte an:

Get OPTIMO UG (haftungsbeschränkt)

Löhrstraße 12

04105 Leipzig

Aktuelle Fassung: 22.08.2022