Mehr Tranzparenz durch Dashboards – Release Notes Januar 2022

Das neue Jahr bringt viele Erneuerungen zu OPTIMO. Das Ziel dieser Verbesserungen ist es, die Aufgaben in der OPTIMO Cloud übersichtlicher anzuzeigen und so ein schnelles Arbeiten in der Plattform zu gewährleisten. Hier sind die Änderungen im Detail:


Neue Dashboards

Neu: Das Feedback-Dashboard

Mit mehreren OPTIMOs und verschiedenen Zielen wurde die alte Ansicht schnell voll und unübersichtlich für die individuellen Nutzer. Damit diese schnell und auf einen Blick sehen, welche Aufgaben sie zu erledigen haben, wurde für die verschiedenen Phasen des OPTIMOs ein Dashboard erstellt.

Beginnen wir mit der “Feedback-Phase”. Alle OPTIMOs, welche von dem Nutzer bewertet werden können, werden in diesem Dashboard angezeigt. Dieser kann somit offene Feedbacks abarbeiten, bzw. OPTIMOs, welche bereits bewertet wurden, einsehen.


Neu: Das Entscheidungs-Dashboard

Bei einer parallelen Umsetzung kämpfen viele Projekte um Ressourcen. Um dies zu vermeiden ist es wichtig, einen guten Überblick über die aktuell in der Umsetzung befindlichen OPTIMOs zu haben, wenn Entscheidungen getroffen werden. Mit der neuen Entscheider-Übersicht werden alle Informationen zusammengetragen, um bestmöglich zwischen “Umsetzen”, “Archivieren”, ”Entscheidung verschieben” und “Spezialisten beauftragen” auswählen. Die ersten zwei Optionen schieben das OPTIMO entweder in die Umsetzung oder in das Archiv. Die letzte Option wird weiter unten genauer erläutert.

Bei dem Button “Entscheidung verschieben” kann die Entscheidung über das OPTIMO auf ein späteres Datum verschoben wurden. Sobald Sie “Übernehmen” klicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, wo Sie das Datum einschreiben können.


Neu: Das Umsetzungs-Dashboard

Abschließend gibt es auch eine neue Übersicht für alle OPTIMOs, welche sich in der Umsetzung befinden. Hier können Sie den aktuellen Status (Zuversicht), den Fortschritt zur Fertigstellung, die Laufzeit und den Umsetzungsverantwortlichen finden. Somit behalten sie immer den Überblick über den aktuellen Stand aller OPTIMOs.

Weitere Verbesserungen


Neu: Spezialwissen für OPTIMOs finden

Sollte ihrem Team das notwendige Spezialwissen fehlen, um das OPTIMO zu bewerten, können Sie einen Spezialisten beauftragen. Dieser Spezialist steht Ihnen anschließend als Coach oder Sparringpartner zu diesem OPTIMO beratend zur Seite. Sobald Sie sich für diese Option entscheiden, werden wir ihr in unserem Netzwerk nach einer geeigneten Person suchen und Sie gemeinsam vernetzten.


Einen Spezialisten kann jeder Nutzer anfragen, welcher die Berechtigung hat über ein OPTIMO zu entscheiden. Dafür navigiert er entweder in das Entscheider-Dashboard oder in das jeweilige OPTIMO.


Neu: Statusupdates zur Umsetzung

Zusätzlich finden Sie bei allen OPTIMOs, welche sich in der Umsetzung befinden eine neue verbesserte Ansicht, um über den aktuellen Status des OPTIMOs zu informieren.


Hier haben Sie die Möglichkeit regelmäßige Statusupdates zu dem OPTIMO zu geben, damit Mitarbeiter, die Entscheider und alle Interessierten über den aktuellen Stand informieren können und bei Problemen Hilfe bekommen.

Zusätzlich können Sie eine Checkliste erstellen, um transparent zu machen, welche Aufgaben für die Umsetzung zu erledigen sind und diese im Team koordinieren.


Update: OPTIMO per Link teilen

Das Teilen von OPTIMOs ist jetzt noch einfacher. Wenn Sie auf den “Teilen”-Button oben rechts klicken, erscheint ein neues Fenster, indem Sie zwei verschiedene Optionen haben: Sie können entweder einen Link erstellen, mit dem Sie das OPTIMO ganz einfach in ihren Kommunikationskanälen teilen können.



Keine Angst, sollte eine unbefugte Person auf den Link klicken, muss diese eine Beitrittsanfrage ausfüllen, welche von dem Admin bestätigt werden muss.

Die zweite Möglichkeit ist das Teilen der Mail. Wie gewohnt können Sie hier die E-Mail-Adressen und eine Nachricht eingeben. Bevor die E-Mail an externe Personen verschickt wird, muss auch hier der Admin diese Anfrage freigeben. Sobald Sie eine Anfrage verschickt haben, können Sie den aktuellen Status oben rechts in dem OPTIMO einsehen. Klicken Sie dafür auf die drei Punkte neben Gäste und Sie finden alle ausstehenden Freigaben. Beachten Sie, dass der Admin entscheidet, ob die Person Gästerechte (kann nur mit einem OPTIMO interagieren) oder Workspacerechte (kann mit allen OPTIMOs interagieren) erhält.


Update: Verbesserung der Domainfreigabe für Mitarbeiter und Gäste

Mit der überarbeiteten “Teilen-Funktion” gibt es auch eine Änderung im Admin-Bereich, welche es erlaubt, dass Einladungen automatisch für bestimmte Domains aktiviert werden und entweder als Gast oder Workspacemitglied hinzugefügt werden.


Ausblick:

Mit dem nächsten Release wollen wir den letzten Schritt “Abgeschlossen” ebenfalls überarbeiten, dass Mitarbeiter für Ihr Engagement die Anerkennung bekommen, die sie verdienen. Außerdem sollen die Erfahrungen, die bei der Umsetzung der OPTIMOs gemacht werden, dokumentiert werden, damit man aus Fehlern lernen kann oder gute Ansätze wiederholt.